Documentación recurrente
La documentación recurrente es aquella que se genera a lo largo de la utilización del edificio e incluye los grupos siguientes:
- Inspecciones que debe realizar una empresa de inspección y control.
- Revisiones que debe realizar una empresa homologada.
- Revisiones que debe realizar una empresa o equipos especialistas.
- Registro de tareas internas que son realizadas por equipos propios o externos, tales como rondas de control o mantenimiento conductivo, registros de limpieza, registros de seguridad, control de accesos, etc.
- Facturas de suministros: agua, electricidad, gas, gasóleo, telecomunicaciones, etc.
- Recibos o documentos que acrediten el pago de tributos e impuestos.
- Recibos o documentos que acrediten el pago de seguros.
- Recibos o documentos que acrediten el cobro de rentas.
Documentación fija activo
La documentación fija es la que se genera cuando se construye un edificio o cuando se realiza una reforma importante. Incluye los grupos siguientes de documentación, se indican algunos ejemplos de documentos incluidos en cada grupo:
- Proyectos: memoria, planos, cálculos, partidas, presupuestos, fichas de puesta en marca, etc.
- Legalizaciones: boletines, finales de obra, actas de inspección inicial, etc.
- Licencia: licencia de obras, licencia de actividades, licencia medioambiental, etc.
- Legal: registro de la propiedad, escrituras, contrato de alquiler, contrato de cesión, contrato de concesión, etc.
- Legionela: planos de puntos de agua, protocolos de desinfección, fichas de productos, etc.
- Sostenibilidad y medio ambiente: certificados de cumplimiento de acreditaciones voluntarias, certificados de reciclado, analíticas de agua, analíticas de aire, informes de control de calidad, etc.
- PAU: Memoria de plan de Autoprotección, simulacros, certificados, etc.
- Protección de datos: certificados, clausulas, asignaciones, etc.
Documentación referente a incidencias o eventos puntuales
La documentación referente a incidencias o eventos puntuales es aquella que se genera debido a averías, incidencias, correctivos o cambios de equipos.
En este punto se incluyen el documento técnico de solicitud de ofertas, las ofertas o valoraciones, la oferta aceptada, el contrato y la documentación técnica final.
Documentación de Coordinación de Actividades Empresariales
La Documentación de coordinación de actividades empresariales (CAE) implica diferentes departamentos y normativas. Incluye certificados de estar al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes administraciones, toda la documentación relativa a prevención de riesgos laborales (PRL), formación y capacitación de operarios, acreditación de cumplir con la legalidad con los trabajadores, etc.
Contratos
No menos relevantes son los contratos de servicios de mantenimiento u otros, tales como DDD (Desratización, Desinsectación y Desinfección), seguridad, jardinería u otros, pero también las pólizas de seguros u contratos con cualquier empresa que provea servicios o suministros.
Asimismo también deben custodiarse los contratos de alquiler de espacios en los que la empresa sea arrendadora o arrendataria, contratos de concesiones o cesiones de servicios o espacios, etc.
Para los contratos de servicios es muy importante disponer del PPT.
Documentación técnica de elementos
Finalmente, debe disponerse de la documentación técnica de equipos, elementos e instalaciones tales como documentación del fabricante, manuales de funcionamiento, fichas técnicas u otra documentación técnica.
